会議の生産性を上げるために必要なこと

会議のための会議になっていませんか？

会社員として仕事をしていく時の悩みの一つに「会議が多い」ということがあります。

会社に関するジョークとして「会議の数が多く無駄な時間が多いということを解決するための会議を開く」といったものがあります。

経営コンサルタントなどとして会社の経営・運営についてアドバイスをされている仕事をしている人もこの会議のあり方についてはかなり力を入れており、ビジネス書などを見ても必ずと言ってよいほど「会議を減らすことが経営の効率化につながる」といったことが書かれています。

少なくとも積極的に会議を増やすようにしましょうと進める経営コンサルタントというのは見たことがありません。

しかしどういうことか現状を見てみると、何か問題が起こるとすぐに会議を開こうとしてしまうのが会社運営のようです。

会議を開くときにはそれぞれの部署で勤務をしている責任者を集めて同じ時間を拘束することになってしまいますので、会議のためのスケジュール調整をしなければいけなくなります。

また得てして会議というのは時間ぴったりに終わることがなく、議論が白熱すると1時間、2時間とどんどんスケジュールが後だおしされていきます。

それと会議をすることによる最大のデメリットは、会議をして話し合いをすることでなんとなく仕事をした気持ちになるので、それで実際的な結果が出るかどうかが後回しにされてしまうということです。

目標や決めるべきことがしっかり設定されていない会議はまさに「会議のための会議」と言えます。

IT系の大企業など古くからの因習にとらわれない経営をしているところでは、早くから会議を少なくするための取り組みを多く行っています。

会議をするときにはその議題に適切な人に招集をかけますが、このとき実際的には重要な発言権がない人であっても立場的に出ないといけないということもよくあります。

特に戦略会議や経営会議となると、実際的な方針に関係なくてもそこに招集しないと立場上申し訳ないというような気持ちが先になりメンバーを選ぶことになったりしがちです。

つまり会議で何を決めるかということよりも、「会議に出ることに意義がある」ということです。

これは案外経営者側が「一般社員にも責任感を持って仕事をしてもらうために、全員参加の会議を定期的に行っています」といった場面でも同じように起こります。

くどいようですが会議はあくまでも決めるべきことを決めるために行うのであって、メンバー同士の人間関係を優先しているうちは建設的な会議は開くことはできないのです。

会議をできるだけ効率的に行う方法として多く使用されるテクニックとして、「立ったままでする会議」や「15分など時間を決めてそこで必ず打ち切る会議」といったものがあります。

「立ったままの会議」はつまり従来のような椅子に座った大勢がテーブルをとりかこむという方法ではなく、必要な数人がミーティング程度で話し合いをするようにしているというものです。

あえて会議室という場所を作らずパーテーションで作った簡単なスペースだけをオフィスに作るという方法をすると強制的にですが会議がしづらい環境になります。

また時間を区切った会議というのも集中して意見を出し合うという方法としてはかなり有効です。

時間が決まっていればスケジュール調整もしやすいですし、ダラダラと無駄な議論に時間を費やすこともなくなります。